Gebruikersvoorwaarden en privacyverklaring

Publicatiedatum: 09/02/2024

1. Algemeen

Het aanmeldingssysteem is een digitale toepassing die het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) liet 

ontwikkelen en ter beschikking stelt van initiatiefnemers voor het aanmelden van leerlingen voorafgaand aan 

hun inschrijving in een school. Het aanmeldingssysteem zal de voorkeuren van leerlingen voorafgaand aan het

inschrijven registreren.

De initiatiefnemer van de aanmelding zal het aanmeldingssysteem zelf instellen en beheren. De initiatiefnemer 

zal worden aangeduid door de deelnemende schoolbesturen.

Het doel van het aanmeldingssysteem is om elk kind toe te wijzen aan de school van zijn/haar hoogste keuze 

waarvoor het kind (door het aanmeldingssysteem) gunstig geordend is. 

Na afsluit van de aanmeldingsperiode krijgt de aanmelder een e-mail met het resultaat van de aanmelding, op 

basis waarvan ze het kind kunnen inschrijven tijdens de inschrijvingsperiode voor aangemelde kinderen.

Indien de aanmelder geen e-mailadres opgeeft, dan ontvangt de aanmelder een bericht via de post.

AGODI en de schoolbesturen raden de gebruiker aan om deze gebruiksvoorwaarden en het toepasselijke beleid 

op vlak van gegevensverwerking en gegevensbescherming aandachtig te lezen vooraleer het gebruik van de 

toepassing verder te zetten.

2. Gebruikersvoorwaarden

De gebruiker van het aanmeldingssysteem aanvaardt automatisch, onherroepelijk en onvoorwaardelijk deze 

gebruiksvoorwaarden, evenals het beleid op vlak van gegevensverwerking en gegevensbescherming.

2.1. Bekwaamheid van gebruiker en ouderlijk gezag

Door het aanmeldingssysteem te gebruiken, verklaart de gebruiker dat hij/zij, conform het Belgisch burgerlijk 

recht, bekwaam is om zijn/haar rechten uit te oefenen of – indien minderjarig – dat hij/zij voorafgaande geldige 

toestemming heeft verkregen van ouder(s) of wettelijke vertegenwoordigers om gebonden te zijn aan deze 

gebruiks- en privacy voorwaarden.

De beslissingen over een minderjarige worden steeds genomen door de personen die het ouderlijk gezag 

uitoefenen (zie omzendbrief betreffende ouderlijk gezag in het onderwijs met nummer NO/2005/011

). Wanneer 

iemand een minderjarige wil aanmelden, heeft deze persoon steeds toestemming nodig van degene die het 

ouderlijk gezag uitoefent.

2.2. Oneigenlijk gebruik en juistheid van de gegevens

De gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die geregistreerd worden in het 

aanmeldingssysteem.

De gebruiker maakt geen oneigenlijk gebruik van het aanmeldingssysteem. Onder oneigenlijk gebruik wordt 

onder andere verstaan:

1 Raadpleegbaar via Vlaams Ministerie van onderwijs en vorming, https://dataonderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13584

• het gebruik van het aanmeldingssysteem volgens hem/haar niet toegekende rechten;

• het opzettelijk invoeren van foutieve gegevens - De persoon die het ouderlijk gezag uitoefent is 

verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van de gevraagde gegevens in de applicatie. 

Wanneer nadien blijkt dat een leerling een toewijzing heeft gekregen op basis van verkeerde of 

onvolledige informatie, kan de leerling zijn recht op inschrijving verliezen;

• het meermaals aanmelden van een leerling;

• het ongeoorloofd verspreiden van gegevens van andere gebruikers.

Bij oneigenlijk gebruik zullen de nodige juridische stappen worden ondernomen.

2.3. Aanmelden via de toepassing en geheimhouding van aanmeldgegevens

Aanmelden gebeurt bij voorkeur via het toegangsbeheer van de Vlaamse Overheid. Maar het is ook mogelijk om 

aan te loggen via gebruikersnaam en paswoord.

Elke gebruiker dient zorgvuldig om te gaan met zijn gebruikersnaam en paswoord en is tot geheimhouding 

ervan gehouden. Indien een gebruiker kennis heeft van verlies van een gebruikersnaam of paswoord of van elk 

ongeoorloofd gebruik door derden van een gebruikersnaam of paswoord, of een dergelijk verlies of 

ongeoorloofd gebruik vermoedt, neemt hij onmiddellijk alle nodige maatregelen.

Elke gebruiker blijft aansprakelijk voor alle, rechtstreekse of onrechtstreekse, schade ontstaan door het, al dan 

niet geoorloofd, gebruik van zijn gebruikersnaam of paswoord dat heeft plaatsgevonden vóór het tijdstip 

waarop de gebruikersnaam en het paswoord geïnactiveerd werden.

2.4. Kosten voor gebruik van het systeem

Voor het gebruik van het aanmeldingssysteem is de gebruiker op geen enkel moment een vergoeding 

verschuldigd.

2.5. Meer info nodig?

Bij vragen over (het gebruik van) de toepassing kan de gebruiker terecht bij de helpdesk via 016/63.44.45 of jasmien.schuyten@hagekind.be

2.6. Een klacht?

Voor klachten en vaststellingen over technische fouten en zuiver materiële vergissingen voor of na de definitieve 

toewijzingen kan de gebruiker contact opnemen met de ombudsdienst inschrijvingen via de directeur van de school waar je wil inschrijven.

Daarnaast kan de gebruiker en andere belanghebbenden een klacht indienen bij de Commissie inzake 

Leerlingenrechten bij niet akkoord van een weigering op basis van bereikte capaciteit.

https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/directies-en-administraties/organisatie-en-beheer/commissieinzake-leerlingenrechten/commissie-inzake-leerlingenrechten-hoe-dien-je-een-klacht-in

3. Privacyverklaring 

In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken wanneer u 

gebruik maakt van de toepassing. 

We nemen uw rechten bij gegevensverwerking ernstig en verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming 

met de bepalingen zoals die zijn voorgeschreven door de AVG, desgevallend aangevuld door federale en Vlaamse 

regelgeving over de bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring trachten we 

uw vragen met betrekking tot de gegevensverwerking in het kader van het aanmeldingssysteem te 

beantwoorden.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

AGODI en de schoolbesturen treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Ieders 

verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in een onderlinge overeenkomst. De gegevens worden verwerkt op basis 

van het algemeen belang dat aan de verantwoordelijken is opgedragen. 

FrontForce NV is verwerker voor AGODI die instaat voor ontwikkeling, beheer en onderhoud van het systeem en 

de software.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact 

opnemen met de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure door te mailen naar nathalie.simons@hagekind.be

U kunt daar ook terecht met opmerkingen en suggesties.

Welke gegevens verwerken we over u en waarom?

In het aanmeldingssysteem verwerken we uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die 

een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Hieronder vindt u een opsomming van de categorieën van persoonsgegevens die we verwerken per categorie 

van betrokkenen en waarom we deze verwerken:

De ouder:

• Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie

• Contactgegevens: nodig om contact op te nemen in geval van vragen bij het aanmeldingsdossier, nodig 

om het resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.

• Gegevens met betrekking tot voorrang (vb. kind van personeel): nodig om een rangorde voor toewijzing 

te kunnen opmaken.

Leerling die wenst aan te melden:

• Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie

• Aanmeldingsgegevens zoals keuze school, gegevens m.b.t. voorrang, bewijsstukken m.b.t. voorrang, 

gegevens voor ordening: nodig om een rangorde voor toewijzing te kunnen opmaken.

• Resultaat van rangordemotor (toewijzingslijst, toewijzingsbericht, weigeringsdocument): nodig om het 

resultaat van de toewijzing te kunnen communiceren.

• Inschrijvingsstatus van de leerling: nodig om een actueel zicht te hebben op het aantal geweigerde 

leerlingen binnen het aanmeldingsinitiatief met het oog op eventuele uitbreidingen van capaciteit. 

Nodig om ouders een actueel zicht te bieden op de plaats van hun kind op de weigeringslijst.

Andere personen die betrokken zijn bij de aanmeldingen zoals initiatiefnemer, schoolmedewerker, 

helpdeskmedewerker, additionele personen die de ouder toevoegt:

• Identificatiegegevens: nodig voor identificatie en authenticatie

Alle gegevens kunnen ook gebruikt worden in het kader van evaluatie en monitoring van het 

aanmeldingssysteem.

Foute gegevens

Het kan zijn dat de informatie die u terugvindt in het aanmeldingsportaal onjuist, verouderd of onvolledig is.

De aanmelder of enig ander persoon met toegang tot het dossier kan tijdens de ‘Aanmeldingsperiode’ zijn 

aanmeldingen wijzigen (vb. een extra school toevoegen, verwijderen of de volgorde veranderen), bijkomende 

personen toevoegen of andere gegevens aanpassen. Van elke wijziging in het dossier krijgt de aanmelder een 

bericht via e-mail.

Cookies

We verwerken bij het gebruik van het aanmeldingssysteem ook gegevens door middel van cookies. Cookies zijn 

kleine gegevens- of tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geïnstalleerd wanneer u 

een website bezoekt of een (mobiele) toepassing gebruikt. De cookies die gebruikt worden, zorgen voor een 

optimale werking van de website of toepassing en worden niet gebruikt voor andere doeleinden.

Hieronder vindt u een overzicht van de cookies die gebruikt worden binnen het aanmeldingssysteem.

1. Authenticatie Cookies

Naam • OP_Token

• CA_Token

• Verifier_code

Doel Deze cookies optimaliseren het authenticatieverkeer over 

de verschillende servers van het aanmeldportaal. Het 

systeem gebruikt deze cookies om de gebruiker bij de 

verschillende servers te kunnen authenticeren

Type Cookie

Domein <initiatief>.aanmelden.vlaanderen

Verwerker AGODI

Geldigheid Sessie

Naam • Vo-taalkeuze 

• VOGTIANONUSER

Doel Deze cookies zijn afkomstig van het Vlaamse 

toegangsbeheer (ACM/IDM)

Type Cookie

Domein .vlaanderen.be

Verwerker Vlaamse Overheid

Geldigheid 1 maand

2. Technische Dotnet Cookies

Naam • .OP.Session

• .SP.Session

• .AspNetCore.Antiforgery.xxxx

Doel Dit zijn standaard sessie-gebaseerde cookies van Microsoft 

dotnet om de veiligheid te garanderen en de correcte 

browser/eigenaar te kunnen verifiëren.

Type Cookie

Domein <initiatief>.aanmelden.vlaanderen

Scholenportaal.aanmelden.vlaanderen

Verwerker AGODI

Geldigheid Sessie

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze 

noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. De persoonsgegevens worden maximaal twee jaar na de 

aanmelding bewaard. Deze termijn is nodig voor het ordenen, toewijzen en opvolgen van de inschrijving. Na 

verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen 

belang zijn. 

Wie kan uw persoonsgegevens zien?

Er zijn verschillende rollen binnen de applicatie die verschillende rechten hebben wat betreft toegang tot de 

persoonsgegevens. Hieronder overlopen hoe de rollen worden toegekend en welke rechten ze uitoefenen.

Beheerder: 

• Wie? Alle scholen van het samenwerkingsverband duiden één of enkele personen aan die de centrale 

opvolging van het aanmeldsysteem op zich neemt.

• Toegang? Een beheerder kan alle leerlingendossiers inzien en heeft ook toegang tot het digitale logboek.

Helpdeskmedewerker:

• Wie? De helpdeskmedewerker wordt aangeduid door de beheerder.

• Toegang? Een helpdeskmedewerker kan alle leerlingendossiers inzien om vragen van gebruikers bij de 

aanmelding te kunnen beantwoorden. Het is ook mogelijk dat de helpdeskmedewerker een controle 

uitvoert op de gegevens mbt de voorrang. 

Medewerker van een school:

• Wie? De medewerker van een school wordt aangeduid door de directeur van een school.

• Toegang? De medewerker kan een eventuele controle uitoefenen op de voorrang broer/zus en/of 

voorrang voor kinderen van personeel. De medewerker heeft toegang tot de toewijzingslijst op het 

niveau van de vestigingsplaats van de eigen school met het oog op de verdere inschrijving in de school.

De medewerker ziet niet voor welke andere scholen de leerling zich aanmeldde en welke voorkeurorde.

Directeur van een school:

• Toegang? De directeur kan zien wie beheerder is voor het samenwerkingsverband waar ze deel van 

uitmaken en kan een medewerker van de school aanduiden. Deze rol heeft geen toegang tot 

leerlingengegevens.

Applicatiebeheerder AGODI:

• Toegang? Deze rol maakt een nieuw samenwerkingsverband aan en voegt de betrokken scholen toe.

De applicatiebeheerder kan enkel de beheerder(s) per samenwerkingsverband zien, geeft feeback over 

de kwaliteit aan het aanmeldingsinitiatief en heeft geen toegang tot leerlingengegevens.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens 

verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We 

oefenen daar op elk moment controle uit. We sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst af in 

overeenstemming met artikel 28 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Indien deze gegevens gedeeld worden met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol 

wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het 

elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018. Afgesloten protocollen zullen via deze 

privacyverklaring worden gepubliceerd.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

We nemen de passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw 

persoonsgegevens te vermijden. Dit omvat minstens volgende beveiligingsmaatregelen: sterk uitgebouwd 

rollen en rechtenbeheer achter ACM/IDM die de toegang tot de gegevens tot een minimum beperkt, logging, 

encryptie, performance testen, pentesten, beveiliging van de netwerkinfrastructuur, fysieke beveiliging van het 

datacenter.

Wat zijn uw rechten?

U hebt verschillende rechten bij de verwerking van persoonsgegevens, met name:

• het recht op inzage in uw persoonsgegevens;

• het recht op verbetering van uw persoonsgegevens;

• het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;

• het recht om uw toestemming in te trekken en het recht om u te verzetten tegen een verwerking.

Elk verzoek dient u te richten naar de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure. Dit kan per e-mail naar 

nathalie.simons@hagekind.be .We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand 

die er geen recht op heeft.

In het beginsel heeft u het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit 

waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of dat de betrokkene in aanmerkelijke mate treft. Het toewijzen van de 

leerlingen door de ROM is een soort van geautomatiseerde besluitvorming die wel is toegestaan omwille van de 

decretale bepaling.

Klachten

Als u het niet eens bent met de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u verschillende acties 

ondernemen. U kunt hierover de initiatiefnemer aanspreken via nathalie.simons@hagekind.be. Daarnaast kunt u ook steeds een 

klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie.

Algemene informatie

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd 

via het aanmeldingsportaal.

4. Contactgegevens

Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (‘AGODI’), ingeschreven in het KBO met nummer 0316.380.841 en met 

vestigingsnummer 2.199.317.226 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Koning Albert II laan 15, 1210 

Sint-Joost-ten-Node

Contactpersoon van het aanmeldingsinitiatief: Nathalie Simons 

Aangeduid door volgende schoolbesturen:

Schoolbestuur VZW Arcadia - Herseltsesteenweg 4 - 3200 Aarschot

Vrije gemengde basisschool Sint-Joris VZW - Tiensesteenweg 4 - 3390 Sint-Joris Winge

Scholengroep Adite - Bouwdewijnvest 1A - 3290 Diest

VZW OZCS Keerbergen - Leuvensebaan 25 - 2223 Schriek